建设工程公司的法务官，对合同档案管理应当收集哪些资料？

心友亚洁

建设工程公司的法务官，对合同档案管理应当收集哪些资料？

有人说公司法务，一半是商人，一半是律师。大公司的CLO对社会律师颐指气使，大牌律师对公司法务耀武扬威，都是轻浮不可取的。
个人认为，做好公司的法务，首先还是要从日常的合同管理做起。
在此，首席法务员从合同的档案管理角度，将建筑工程公司日常需要收集整理的合同材料进行了归类，同业共享。日积月累，未雨筹谋。
建设工程施工合同纠纷需收集的目录清单
在处理建设工程施工合同纠纷时，需要收集的目录清单主要包括以下内容：
1. 合同文件：包括建设工程施工合同、补充合同、协议书等相关文件，以及招投标文件、中标通知书等。这些文件应能证明双方的权利和义务，以及合同的有效性和履行情况。
2. 施工记录：包括施工日志、进度记录、验收报告、结算清单等相关文件。这些文件能证明施工过程中的实际情况，如工期延误、质量问题等。
3. 工程照片和视频：能证明施工过程中的实际情况，包括未完成的工作、已完成的工作等。
4. 质量检测报告：包括材料检测报告、质量检测报告等相关文件，能证明施工质量和材料质量是否符合要求。
5. 财务文件：包括工程款支付记录、发票、收据等相关文件，能证明工程款项的流向和支付情况。
6. 通讯记录：包括邮件、短信、电话记录等相关文件，能证明双方之间的沟通和协商情况。
7. 证人证言：包括工人、监理人员等相关人员的证言，能证明施工过程中的实际情况和问题。
8. 鉴定报告：如需要，可以委托专业机构进行工程质量鉴定，并取得鉴定报告。
以上是处理建设工程施工合同纠纷时需要收集的目录清单，具体内容可能因实际情况而有所不同。首席法务员将其分为二类。
一、证明建设工程施工合同 关系成立的证据清单
二、证明建设工程施工合同履行情况的证据清单
证明合同关系成立的文档包含以下材料：
1、招标文件
关于招标文件，对招标图纸、招标补充文件、答疑文件，招标过程中的甲方通知，承包前发包人提供的参考资料和现场资料、现场勘探记录等都需整理，不得遗漏。
2、投标及其附件
包括投标承诺书、投标预算、工程报价单、施工组织设计。
3、中标通知书、中标预算书、中标施工组织设计、中标承诺书
4、建设工程施工合同、补充合同与合同备案表
备案过的合同或补充条款具有较高的证明效力，可用来判断“阴阳合同”。
5、分包合同
分包合同包含承包人直接分包的合同和指定分包合同。

6、施工所需的证件、批件
施工所需的证件、批件包括土地规划手续、临时占地用地证明手续。在确定土地使用权时下列证很重要：土地的使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证和临时用地占地证明。
7、施工图纸、设计交底等
施工图纸、设计交底、测绘资料，图纸会审记录、发包人提供的水文、地质、地下管网资料、坐标控制点资料等，都是做工程造价的重要依据。
8、工程进度款、总进度计划及详细的进度计划
工程进度款、总进度计划及详细的进度计划，包括网络图横道图、承包人的年季月施工计划、施工方案、施工组织设计及工程师批准的任何文件，收集上述文件，可解决工期问题。
9、具有相关资质证据
如相关建筑施工资质、劳务资质情况。
10、洽商变更单、增减工程量的补充合同或备忘录、现场工程签证单等
11、挂靠和被挂靠之间的内部合同
12、建设工程施工合同中分包、转包合同
13、开工令、工程师签发的开工通知书、开工报告
14、招标前双方签订的合同，单方出具的承诺书
虽然招标前签订的合同，严格来说是无效的，但收集下来，有两个优势：第一，如果代表发包人，对承包商有一定威慑作用；第二，对成规模的发包商、大发包商同样具有威慑力。若能够证明发包人和承包人双方在招投标过程中存在串标行为，则符合《招投标法》中中标无效的情形。
证明合同实际履行的文档包含以下资料：
15.发包人的指令书、确认书
发包人的指令书、确认书，包括工程量的核实确认单、监理通知、承包人的要求请求、工程联系单、通知书。既会影响工期，也会影响价款和质量，利于进行下一步工作。
16.往来函件、对方的签收记录等
17、当事人对工程量、工程质量共同确认的证据
如工程签证、工程竣工验收报告、结算凭证、质检报告等。
18、会议纪要
会议纪要包括专题会议纪要和监理纪要等几大会议。
19.监理预报
监理预报中有关于工程进度、质量、审价详细情况的描述与工料机的统计。
20、承包人的工程备忘录、施工日志、隐蔽工程记录
工程的备忘录和施工日志，在实际工程纠纷过程中，可直接提交给鉴定单位或者仲裁庭法庭作为证据使用。
21、承包人超越建设工程施工合同资质范围登记的证据
22、建设工程中的建筑材料、建筑构配件和设备不符合国家强制性标准的证据
23、工程照片及摄像资料
利于工期索赔的还原证物。
24、工程预付款、材料设备款、工程进度款等
包括工程预付款，材料设备款，工程进度款，签证款，结算款，工程保修款，申报表，监理和发包人签收记录及发包人批复文件。
25、气象报告和资料
对应极端天气造成的工期的延误和承包商费用的增加情况。
26、工程款的支付明细及凭证
27、建设工程施工合同当事人之间关于垫资以及垫资约定情况的证据
28、甲供设备材料清单
甲供的设备材料和清单是发包人提供的，发包人若没有及时提供设备和材料，导致工期拖延，可依此提起诉讼。
29、发包人、承包人的设备材料供应清单等
30、暂估价设备、材料价格、发包人确认单
31、月工料机动态表、能够确定支出人工费等
月工料机动态表，能够确定支出人工费，材料费，机械费，现场管理费，总部管理费，利息利润的资料（如工资单、订货单、采购单、认价单、合同、发票、造价处公布的信息价）。
32、施工单位隐蔽工程、分部分项工程质量验收申请文件
33、隐蔽工程验收单与验收机构、监理工程质量评估报告等
隐蔽工程验收单与验收机构，监理工程质量评估报告，包括但不限于分部分项工程验收记录，单位工程质量验收记录。
34、建设工程质量监督报告，工程质量使用书、时间注册表
35、各部门分别出具的验收证和文件
规划、公安、消防、环保、安全监督、人防、卫生等部门分别出具的验收证和文件。
36、其他各项检查验收报告和技术鉴定报告
37、建设单位编制的单位工程竣工验收报告
38、承包人已经提交竣工验收报告，发包人拖延验收的证据
39、承包人已经提交竣工验收报告，发包人擅自使用的证据
40、竣工验收资料、竣工图
41、工程预、决算报告、工程结算资料
工程结算资料往往是工程竣工书、工程竣工图等。
42、工程保修合同、保修单
工程竣工后会集中签一个保修合同，约定质量期限的保证期，在质量期限的保证期内，承包人应无偿修复。
43、因工程质量问题，承包人拒绝修理、返工或者改建的证据
44、因为发包人原因导致建设工程质量不符合约定的证据情况
包括但不限于：发包人提供建筑材料、建筑构配件不符合国家强制性标准的证据、发包人提供的设计缺陷证据、发包人指定分包人的相关证据；
45、合同当事人之间关于质保金约定情况证据、履行情况的证据

46、工程造价鉴定报告、工程造价结算协议、工程造价咨询报告书、以及合同当事人之间关于计价基础计价标准的适用证据
三、其他有关合同的文档资料
47、法律法规及政府文件
48、与建设工程案件有关的其他资料
在建设工程案件中，除了主要的合同、设计方案、施工图纸等文件外，还有一些其他资料也非常重要。这些资料可以帮助你更好地了解建设工程公司的背景、实力和信誉，从而更好地评估其履约能力和风险。以下是与建设工程案件有关的其他资料：
（1）建设工程公司的营业执照：营业执照是公司合法经营的必要证明文件，上面包含了公司的基本信息，如公司名称、注册地点、注册资本、经营范围等。需要注意的是，营业执照的有效期和年检情况也需要关注，如果已经过期或未进行年检，可能会影响公司的正常经营。
（2）建设工程公司的资质证书：建筑业企业应当按照其拥有的注册资本、净资产、专业技术人员、技术装备和已完成的建筑工程业绩等资质条件申请资质，经审查合格，取得相应等级的资质证书后，方可在其资质等级许可的范围内从事建筑活动。因此，了解建设工程公司的资质证书是评估其施工能力和技术水平的重要依据。
（3）授权委托书：在建设工程中，有时会出现公司或个人授权委托他人代为签署合同、办理相关手续等情况。在这种情况下，授权委托书就是必要的文件之一。授权委托书应当明确授权范围、期限和被授权人的身份信息等，以免出现纠纷时难以分辨责任。
（4）相关人员身份证明和职务证明：在建设工程中，参与项目的人员众多，包括项目经理、技术员、安全员等。为了确保人员身份的真实性和合法性，需要提供相关人员的身份证明和职务证明。
（5）其他资料：除了上述资料外，还可能包括建设工程公司的企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证等文件。此外，根据具体情况，可能还需要提供建设工程公司的财务报表、审计报告等相关资料。
首席法务员友情提醒：
需要注意的是，在收集和整理这些资料时，应当遵循合法、真实、有效的原则。同时，应当妥善保管这些资料，以免出现丢失或损坏的情况。如果需要使用这些资料，应当遵守相关法律法规的规定，确保使用的合法性和规范性。其二是要整理成册，装订入档，明确专人管理。

心友亚洁

首席法务员

心友亚洁